Jakarta – Di era serba teknologi saat ini, banyak inovasi-inovasi teknologi bermunculan untuk mempermudah aktivitas manusia baik itu dalam hal pendidikan dan pekerjaan. Salah satu teknologi yang dapat membantu di dunia pekerjaan adalah software simpeg.
Apakah Anda pernah mendengar istilah aplikasi kepegawaian? Aplikasi atau software simpeg adalah suatu sistem untuk mengelola data sumber daya manusia. Sebagai orang yang berkecimpung dalam dunia bisnis, Istilah aplikasi kepegawaian merupakan salah satu hal yang penting Anda perhatikan.
Seperti yang kita ketahui, sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang mempengaruhi keberhasilan perusahaan. Jika perusahaan masih mengelola data SDM secara manual tentu akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Perusahaan dapat menggunakan Aplikasi aplikasi kepegawaian agar proses manajemen sumber daya manusia di perusahaan dapat lebih efisien.
Apa Itu Aplikasi Kepegawaian?
Sistem ini sering kali disebut sebagai HRMS (Human Resource Management System). Aplikasi dan software simpeg adalah software untuk mengelola data atau informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Hal ini termasuk, kinerja SDM, kehadiran atau izin, hingga penilaian kinerja karyawan. Selain itu, Manajer HRD dapat mengelola data karyawan mulai dari data pribadi, profil, gaji melalui aplikasi kepegawaian. Manajer juga dapat memilih siapa yang berhak melihat dan mengelola data karyawan guna menghindari pencurian data. aplikasi kepegawaian juga memudahkan manajer HRD dalam proses rekrutmen dan mengurangi biaya operasional HRD.
Dapat disimpulkan, aplikasi kepegawaian adalah perangkat lunak yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola berbagai aktivitas yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Software ini merupakan salah satu modul yang ada dalam sistem ERP tersedia dalam 3 jenis yaitu cloud, on-premise dan mobile. aplikasi kepegawaian juga bisa terintegrasi dengan modul lainnya.
Fungsi Aplikasi Kepegawaian bagi Perusahaan
Aplikasi kepegawaian adalah software yang berguna untuk mengelola data sumber daya manusia. Hal ini tentunya wajib perusahaan lakukan untuk menunjang produktivitas kerja di perusahaan. Adapun manfaat dari software bagi perusahaan adalah
1. Meningkatkan keamanan dan fleksibilitas data karyawan
Karena data sumber daya manusia dalam perusahaan merupakan data personal, maka hanya HRD dan orang yang berkepentingan yang dapat mengakses data informasi dalam sistem. Karena hal ini, aplikasi kepegawaian berguna untuk menghindari pencurian data karyawan dari orang-orang tertentu.
2. Mempermudah kontrol kinerja karyawan
Dengan adanya sistem HRM, dapat memudahkan HRD untuk memantau pegawai mana yang kinerjanya lambat, berkembang dan totalitas. aplikasi kepegawaian juga Terdapat KPI atau key performance indicator, dimana manajer HRD dapat mengontrol kinerja karyawan dan membandingkan kinerja. Hal ini tentunya akan membantu HRD dalam membuat sistem penilaian kinerja.
3. Menghemat biaya operasional HRD
Jika perusahaan mengelola data karyawan secara manual, tentunya akan mengeluarkan biaya operasional HRD seperti kertas, pulpen, dan lainnya. Dengan menggunakan software ini dapat mengurangi biaya pengeluaran perusahaan, karena seluruh kegiatan yang berkaitan dengan data SDM dapat ditangani oleh aplikasi kepegawaian secara otomatis.
4. Menyederhanakan proses rekrutmen
Dengan menggunakan Human Resource Management System, sistem ini dapat memudahkan Manajer HRD dengan membuat tahapan rekrutmen dan juga kriteria rekrutmen. Hal ini dapat membantu HRD mencari karyawan mulai dari tahapan hingga proses rekrutmen dalam waktu lebih efektif. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan EVA recruitment management system untuk menyederhanakan proses rekrutmen di perusahaan Anda seperti mengotomatiskan screening CV, pengiriman jadwal interview maupun test, dan lainnya.
5. Mengoptimalkan pengambilan keputusan
Dengan menggunakan HRM software, dapat membantu manager HRD mengambil keputusan dengan baik. Alasannya karena data sumber daya manusia dapat ditinjau melalui sistem terpusat dan otomatis sehingga, manajer dapat dengan mudah mencari karyawan yang berkontribusi terhadap perusahaan.
6. Meningkatkan kepuasan pegawai
Dengan menggunakan HRM software, karyawan dapat berkomunikasi dengan mudah dan transparan dengan tim personalia. Tidak hanya itu, Sistem aplikasi kepegawaian juga dapat membantu perusahaan meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji. Dengan ini, dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan menimbulkan motivasi yang lebih tinggi.
Fitur-Fitur Utama Aplikasi Kepegawaian
Fitur aplikasi kepegawaian merupakan hal yang sangat penting untuk melancarkan kegiatan operasional bisnis Anda. Berikut fitur-fitur yang perusahaan butuhkan yang seharusnya ada dalam perusahaan.
1. Manajemen penggajian
FItur payroll management merupakan fitur yang paling penting dalam sistem HRM. Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang tentunya berbeda-beda. Oleh karena itu, pendistribusian gaji dalam perusahaan bisa kompleks. Menggunakan aplikasi kepegawaian dengan fitur payroll management dapat membantu membuat seluruhnya menjadi lebih sederhana.
Dengan adanya fitur ini, Anda dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja, dan potongan pajak. Dengan begitu, Anda dapat meminimalisir kesalahan dalam penghitungan gaji yang sangat minim. Anda juga dapat membuat Slip gaji dapat terbuat secara digital dan tersimpan dengan baik di sistem. Laporan terkait gaji setiap karyawan dapat perusahaan tinjau dalam satu layar sehingga manajer HRD dapat dengan mudah memastikan tidak ada satupun yang terlewatkan.
2. Manajemen rekrutmen
Melalui fitur ini, Manajer HRD dapat dengan mudah menyusun semua tahapan dalam proses rekrutmen dalam satu aplikasi mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan. Dengan fungsi drag and drop, manajer dapat memindahkan kandidat dari satu tahapan ke tahapan lainnya.
3. Manajemen waktu
Perusahaan tidak perlu mencatat kehadiran karyawannya secara manual melalui kertas atau spreadsheet karena, sistem HRM dapat diintegrasikan dengan RFID atau sistem kehadiran biometrik. Selain itu, Karyawan juga dapat mengajukan cuti, melihat sisa cuti, melihat jam kerja, sehingga, gaji setiap karyawan dapat dihitung melalui sistem secara akurat dan otomatis.
4. Manajemen pajak
Fitur manajemen pajak dalam sistem aplikasi kepegawaian dapat menghitung pajak Tiap karyawan dalam suatu perusahaan. Sistem ini dapat dengan mudah memonitor dan mengelola seluruh Informasi keuangan mulai dari NPWP, data BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan.
5. Manajemen penilaian
Sistem aplikasi dan software simpeg yang baik tentunya harus memiliki proses evaluasi yang baik. Hal ini sangat berguna untuk manajemen penilaian seluruh karyawan perusahaan. Melalui sistem ini, Manajer HRD dapat membuat lembar evaluasi seperti evaluasi diri, penilaian 360 derajat hingga skala peringkat untuk diberikan ke setiap karyawannya. Setiap hasil evaluasi. Perusahan dapat meninjau kemajuan karyawan dari setiap hasil penilaian pada sistem aplikasi kepegawaian.
6. Manajemen keuangan
Berbagai biaya yang perusahaan keluarkan dan pengembalian uang yang karyawan ajukan dapat ditinjau melalui sistem. Seperti misalnya, Ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri acara penting, ataupun untuk kebutuhan pribadi karyawan. Dengan ini perusahaan dapat meninjau biaya dan pengeluaran bisnis.
Jenis Aplikasi Kepegawaian
Aplikasi atau software simpeg dibagi menjadi 3 berdasarkan fungsinya. Ketiga jenis software ini juga yang paling banyak perusahaan cari. Berikut adalah ketiga jenis software tersebut dan penjelasannya.
1. Aplikasi kepegawaian Operasional
Jenis ini merupakan modul yang terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR yang berkaitan dengan kegiatan operasional. HR dapat mengelola administrasi karyawan, Penilaian kinerja karyawan, pengelolaan absensi, izin, payroll hingga penggajian.
2. Aplikasi kepegawaian Tactical
Memiliki fungsi utama untuk menyediakan data pendukung pada manajer dalam pengambilan keputusan terkait alokasi sumber daya. Jenis ini juga terintegrasi mengelola kebutuhan HRD dalam hal manpower planning, recruitment, training atau development.
3. Aplikasi kepegawaian Strategic
Aplikasi kepegawaian jenis strategis merupakan software yang dilengkapi modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya. Strategi dilakukan melalui performance review dan goal alignment.
Artikel di atas merupakan penjelasan tentang aplikasi kepegawaian, fitur-fitur, hingga jenisnya. Sumber daya manusia yang baik tentu akan berpengaruh terhadap kesuksesan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengelola SDM dengan baik agar perusahaan dapat mendapatkan keuntungan yang lebih. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi kepegawaian dari Talenta by Mekari untuk mengelola berbagai proses administrasi karyawan Anda. Modul ini juga terintegrasi dan terdapat fitur yang terbaik yang dapat Anda manfaatkan untuk mengelola Seluruh proses administrasi karyawan Anda.
Fitur Utama Aplikasi HRIS Talenta
Berkat cloud system, aplikasi Talenta dapat dengan mudah diakses dari mana saja. Selain itu, Talenta juga menawarkan beberapa fitur utama yang ada di aplikasi. Diantaranya adalah:
1. Mobile Self Service
Salah satu kelebihan HRIS Talenta adalah ketersediaan aplikasi mobile untuk karyawan. Hal ini memungkinkan layanan HR bisa dengan mudah didapatkan dari manapun. Karyawan dapat mengajukan izin cuti, reimbursement dan lain-lain secara mandiri.
Otomatisasi ini jelas sangat membantu perusahaan memonitor karyawan mereka. Bahkan setelah work from home, cara ini akan tetap sangat efektif untuk perusahaan dengan para pekerja remote-nya.
2. Sistem Administrasi Penggajian
Proses pengurusan sistem gaji atau payroll untuk para karyawan akan lebih praktis dengan aplikasi HRIS. Tim HR tidak perlu repot lagi menarik data dari mesin absensi karena seluruh data kehadiran karyawan sudah terintegrasi.
Talenta juga menawarkan fitur payroll yang berbeda dengan lainnya. Nikmati semua keuntungan untuk perusahaan dan karyawan dalam pengurusan payroll. Salah satunya tidak ada biaya admin untuk mengirim gaji ke semua karyawan.
Fitur payroll di aplikasi Talenta menjanjikan kelancaran transaksi dalam segala situasi. Anda bisa mengurus proses payroll dari manapun secara online.
3. Pencatatan Data Kehadiran
Live attendance memberikan pengalaman absen di kantor yang berbeda. Karyawan bisa melakukannya secara mandiri dari ponsel mereka dengan fitur GPS. Ada pula fitur pengenalan wajah untuk memvalidasi absensi.
Ini sangat penting karena data kehadiran seringkali menjadi dasar penilaian untuk menentukan suatu kebijakan. Salah satunya terkait dengan poin kedua tadi, yakni pengurusan payroll karyawan. Anda bisa menjadikannya sebagai alternatif absen fingerprint atau dengan mesin kartu. Pencatatan dan pengolahannya benar-benar otomatis.
4. Penjadwalan dan Tugas Individu
Fitur kalender akan menginformasikan kepada karyawan secara real-time terkait jadwal terdekat mereka. Apakah itu terkait jam kerja, acara tertentu dan lain-lain dapat Anda buat di fitur kalender.
Anda juga bisa memberikan tugas tertentu kepada seorang karyawan. Dari dasbor Talenta, pembagian tugas secara langsung sangat mudah dilakukan. Karyawan bisa melihat apa tugas mereka hari ini, di sisi lain HR akan memantau progres tugas yang mereka diberikan.
5. Time Off, Waktunya Cuti
Pengajuan cuti tidak pernah semudah menekan beberapa tombol di aplikasi ponsel. Anda dapat mengatur sendiri jadwal tersebut lalu meminta persetujuan dari HR.
Setelah itu tinggal menunggu apakah atasan dan HR bersedia melanjutkan proses approval atau sebaliknya. Poinnya adalah pengajuan cuti yang biasanya memakan waktu kini bisa dipangkas sedemikian rupa.
Bahkan Anda juga bisa mendapatkan hak uang lembur secara otomatis dengan hitungan lembur di aplikasi. Ini akan dihitung apabila Anda masih harus bekerja di luar konfigurasi jadwal kerja perusahaan.
Aplikasi Talenta by Mekari akan memberikan otomatisasi yang meringankan kerja berat HR. Apalagi Anda tidak perlu selalu ke kantor jika sewaktu-waktu harus mengakses data tertentu. Berdasarkan industri modern, ini adalah solusi terbaik untuk menunjang pertumbuhan perusahaan. (ITK-MNC Trijaya)
